InAVate is uw partner voor het adviseren, ontwerpen, leveren en onderhouden van audiovisuele middelen om hybride vergaderen mogelijk te maken
Audiovisuele oplossingen
Afgestemd op uw behoefte
VCA gecertificeerd
Wat is hybride vergaderen?
Hybride vergaderen is een combinatie van online en offline vergaderen, waarbij de online deelnemers door middel van een camera deel kunnen nemen aan het gesprek. Een hybride vergadering bestaat uit een team dat fysiek aanwezig is en een team dat online, via (360 graden) camera’s, aansluit. Om de online deelnemers te kunnen zien, worden zij (vaak) op een scherm getoond. Deze methode combineert de elementen van fysiek en online vergaderen, waardoor alle deelnemers, ongeacht fysieke beperkingen of locatie, effectief kunnen communiceren en samenwerken.
Wellicht herkent u het zelf al door middel van online vergaderingen via Teams, Google Meet of andere systemen. Het is vooral prettig wanneer een deel van uw team thuis (of via een andere locatie) werkt.
Apparatuur voor hybride vergadering: wat heeft u nodig?
Om een hybride vergadering te organiseren, is een aantal apparatuur vereist. Denk hierbij aan een kwalitatieve camera, een goede microfoon en een groot scherm om online deelnemers zichtbaar te maken in de fysieke vergaderruimte. Dit zorgt ervoor dat er een gelijkwaardige beleving ontstaat bij de deelnemers die niet op kantoor aanwezig kunnen zijn. Je kunt nog steeds elkaars lichaamstaal zien, wat bijdraagt aan een betere communicatie.
Verder heeft u ook één of meerdere microfoons nodig, afhankelijk van het aantal deelnemers die op de fysieke locatie aanwezig zijn. De microfoon wordt gekoppeld aan de camera, zodat iedereen goed verstaanbaar is voor hen die niet op kantoor werken. De camera en de microfoon kunnen optioneel bediend worden via een bedieningspaneel. Om ook de andere deelnemers goed te kunnen verstaan, is een geluidsinstallatie erg belangrijk. Dit kan via ingebouwde speakers of via losse geluidsinstallaties die gekoppeld worden voor een hybride meeting. Daarnaast is betrouwbare online vergadersoftware zoals Microsoft Teams essentieel voor een soepele verbinding en interactie.
De specialisten van InAVate staan voor u klaar om van uw hybride vergaderingen een succes te maken. Dat doen we door middel van een uitgewerkt plan dat aansluit op uw wensen, de ruimte en het budget. Neem vrijblijvend contact op voor de mogelijkheden.
De voordelen van online, hybride vergaderen
Het grote voordeel van hybride vergaderingen (of hybride werken in het algemeen) is dat niet iedereen fysiek aanwezig hoeft te zijn om deel te nemen aan vergaderingen. Staan er veel zakenreizen op de planning, waardoor fysiek vergaderen niet altijd mogelijk is? Dan biedt hybride vergaderen de uitkomst voor u en uw team. Hybride vergaderen lijkt veel op videoconferencing. Iedereen kan namelijk vanaf zijn of haar locatie inbellen. Een ander voordeel is dat de vergadering opgenomen kan worden om later naar alle deelnemers door te kunnen sturen, belangrijke onderdelen terug te luisteren of om de presentatie of vergadering op een later moment te evalueren.
Daarnaast biedt online vergaderen andere voordelen:
- Toegankelijkheid: online vergaderingen maken het mogelijk voor deelnemers om vanaf elke locatie met internettoegang deel te nemen, waardoor het niet nodig is om fysiek op dezelfde plaats te zijn.
- Flexibiliteit: deelnemers kunnen inbellen vanuit verschillende omgevingen, zoals thuis, een café of tijdens het reizen, wat zorgt voor meer flexibiliteit binnen een team en in agenda’s. Zonder de reistijd blijft er namelijk meer tijd over voor andere taken.
- Kostenbesparing: door minder fysiek te hoeven reizen reizen, kan er aanzienlijk bespaard worden op reiskosten.
- Efficiëntie: online vergaderingen kunnen snel worden opgezet en georganiseerd, waardoor ze ideaal zijn voor het bespreken van dringende kwesties. De mogelijkheid om schermen te delen en documenten in real-time te bewerken, verhoogt de productiviteit tijdens vergaderingen.
- Opnamefuncties: veel online vergader platforms bieden de mogelijkheid om vergaderingen op te nemen, waardoor deelnemers de discussies later kunnen terugkijken. Ideaal voor het documenteren van belangrijke beslissingen en voor degenen die niet aanwezig konden zijn.
InAVate maakt hybride vergaderen mogelijk voor uw team
Wilt u het online vergaderen professioneler aanpakken? Met onze ervaring en expertise helpen wij u graag met het inrichten van uw vergaderruimte, zodat hybride vergaderen mogelijk wordt voor uw team. Wij adviseren, ontwerpen, leveren en onderhouden alle apparatuur die hiervoor nodig is.
Het traject begint bij een advies. We komen graag bij u op locatie om de vergaderruimte te bekijken. Tijdens het bezoek houden we rekening met onder meer de verlichting, ramen, materialen en gewenste indeling van de ruimte. De aanwezige factoren in combinatie met uw wensen en behoeften vormen de basis voor ons adviesplan. Na het adviesplan volgt het ontwerp. De verschillende audiovisuele middelen en technische aspecten worden ontworpen op basis van uw behoeften en de grootte van de vergaderruimte.
Na akkoord volgt de levering. Wij leveren alle apparatuur van gerenommeerde merken, plaatsen deze en geven u de nodige instructies om zelf een hybride vergadering te kunnen organiseren. Om u niet alleen op het moment van levering, maar ook de jaren erna te kunnen ondersteunen bij het online vergaderen, bieden wij onderhoud aan. Met onze storingsdienst lossen wij de storingen in uw audiovisuele pakket graag op locatie of vanuit onze werkplaats op.
Hoe organiseert u een hybride vergadering?
Om een hybride vergadering te organiseren, begint u met het plannen van de agenda en het informeren van de deelnemers over de hybride opzet. Zorg ervoor dat de fysieke ruimte goed is ingericht met de nodige technologie en dat online deelnemers de juiste links en instructies ontvangen. Test de apparatuur van tevoren en zorg voor een back-up plan in geval van technische problemen. Tijdens de vergadering, faciliteer de interactie tussen fysieke en online deelnemers om een inclusieve vergader ervaring te creëren.
8 tips voor een succesvolle hybride vergadering
- Zorg dat uw device is gekoppeld en zet de presentatie al klaar. Met een welkomende eerste dia kunt u dit al ruim van tevoren doen.
- Zorg voor een duidelijke structuur en agenda om de vergadering efficiënt te laten verlopen.
- Maak duidelijke afspraken over het gebruik van de camera en het delen van het scherm, zodat alle deelnemers zich betrokken voelen.
- Bij lange vergaderingen is het raadzaam pauzes in te lassen. Zo blijven de aanwezigen geconcentreerd en blijft de productiviteit hoog.
- Zorg dat de andere deelnemers de dia’s of de te bespreken documenten al voor de start van de hybride vergadering hebben ontvangen. Zo kan iedereen de nodige stukken raadplegen als het door een onverhoopte storing tijdelijk niet mogelijk is om uw scherm te delen;
- Test vooraf de technologie en apparatuur om technische problemen tijdens de vergadering te voorkomen.
- Bevorder interactie door gebruik te maken van digitale hulpmiddelen zoals polls of een digitaal whiteboard.
- Omdat niet iedereen op locatie aanwezig is, is het raadzaam om de personen die hybride werken een half uur of kwartier voor de start een herinnering te sturen. Zo kunt u alles volgens schema laten verlopen en zorgt u dat iedereen zich betrokken voelt.