Hybride vergaderen
InAVate is uw partner voor het adviseren, ontwerpen, leveren en onderhouden van audiovisuele middelen om hybride vergaderen mogelijk te maken
Audiovisuele oplossingen
Afgestemd op uw behoefte
VCA gecertificeerd
Home »
Wat is hybride vergaderen?
Hybride vergaderen is een combinatie van online en offline vergaderen, waarbij de online deelnemers door middel van een camera deel kunnen nemen aan het gesprek. Een hybride vergadering bestaat uit een team dat fysiek aanwezig is en een team dat online, via (360 graden) camera’s, aansluit. Om de online deelnemers te kunnen zien, worden zij (vaak) op een scherm getoond. Zo blijft u de feeling met alle deelnemers houden.
Het grote voordeel van hybride vergaderingen (of hybride werken in het algemeen) is dat niet iedereen fysiek aanwezig hoeft te zijn om deel te nemen aan vergaderingen. Hebben jij of je collega’s veel zakenreizen, waardoor fysiek vergaderen niet altijd mogelijk is? Dan biedt hybride vergaderen de uitkomst voor jou en jouw team. Hybride vergaderen lijkt veel op videoconferencing. Iedereen kan namelijk vanaf zijn of haar locatie inbellen. Een ander voordeel is dat de vergadering opgenomen kan worden om later naar alle deelnemers door te kunnen sturen, belangrijke onderdelen terug te luisteren of om de presentatie of vergadering op een later moment te evalueren.
Welke apparatuur is nodig om hybride vergaderen mogelijk te maken?
Om een hybride vergadering te organiseren, is een aantal apparatuur vereist. Denk hierbij aan beeldschermen, om de online deelnemers op te tonen en om een eventuele presentatie te delen met alle aanwezigen. Daarnaast heeft u ook een camera nodig, waarbij de online deelnemers alle fysiek aanwezigen kunnen zien. Dit zorgt ervoor dat er een gelijkwaardige beleving ontstaat bij de deelnemers die niet op kantoor aanwezig kunnen zijn. In combinatie met de al aanwezige meubels of het door ons geleverde maatwerk meubilair krijgt de hybride vergaderruimte langzaam maar zeker vorm.
Verder heeft u ook één of meerdere microfoons nodig, afhankelijk van het aantal deelnemers die op de fysieke locatie aanwezig zijn. De microfoon wordt gekoppeld aan de camera, zodat iedereen goed verstaanbaar is voor hen die niet op kantoor werken. De camera en de microfoon kunnen optioneel bediend worden via een bedieningspaneel. Om ook de andere deelnemers goed te kunnen verstaan, is een geluidsinstallatie erg belangrijk. Dit kan via ingebouwde speakers of via losse geluidsinstallaties die gekoppeld worden voor een hybride meeting.
InAVate maakt hybride vergaderen mogelijk voor uw team
Wilt u het online vergaderen professioneler aanpakken? Met onze ervaring en expertise helpen wij u graag met het inrichten van uw vergaderruimte, zodat hybride vergaderen mogelijk wordt voor uw team. Wij adviseren, ontwerpen, leveren en onderhouden alle apparatuur die hiervoor nodig is.
Het traject begint bij een advies. We komen graag bij u op locatie om de vergaderruimte te bekijken. Tijdens het bezoek houden we rekening met onder meer de verlichting, ramen, materialen en gewenste indeling van de ruimte. De aanwezige factoren in combinatie met uw wensen en behoeften vormen de basis voor ons adviesplan. Na het adviesplan volgt het ontwerp. De verschillende audiovisuele middelen en technische aspecten worden ontworpen op basis van uw behoeften en de grootte van de vergaderruimte.
Na akkoord volgt de levering. Wij leveren alle apparatuur van gerenommeerde merken, plaatsen deze en geven u de nodige instructies om zelf een hybride vergadering te kunnen organiseren. Om u niet alleen op het moment van levering, maar ook de jaren erna te kunnen ondersteunen bij het online vergaderen, bieden wij onderhoud aan. Met onze storingsdienst lossen wij de storingen in uw audiovisuele pakket graag op locatie of vanuit onze werkplaats op.
Een succesvolle (online) vergadering organiseren? Dit zijn onze tips
- Wilt u draadloos presenteren? Zorg dat uw device is gekoppeld en zet de presentatie al klaar. Met een welkomende eerste dia kunt u dit al ruim van tevoren doen.
- Test het beeld en geluid nog voordat de andere deelnemers aanwezig zijn. Tijdens uw presentatie wilt u zich niet druk maken over deze zaken.
- Zorg dat de presentatie voor iedereen goed zichtbaar is. Een groot scherm in de vergaderruimte is wenselijk, maar het lettertype en de grootte ervan in uw slides zijn de bepalende factor om de boodschap goed over te brengen.
- Bij lange vergaderingen is het raadzaam pauzes in te lassen. Zo blijven de aanwezigen geconcentreerd en blijft de productiviteit hoog.
- Of het nu gaat om een formeel of informeel overleg, biedt de deelnemers de mogelijkheid tot interactie. Dit kan door middel van een whiteboard of flipover bord. Zorg ook voor voldoende stroompunten, mochten de aanwezigen hun laptop tijdens de presentatie van stroom willen voorzien.
Onze tips voor het organiseren van een hybride vergadering
- Is de online deelnemer geen collega, maar een leverancier of opdrachtgever? Dan wilt u de apparatuur altijd testen met een van uw collega’s voordat u de hybride meeting start. Zo weet u zeker dat het beeld en geluid werkt naar behoren. Hier wilt u zich namelijk niet mee bezig houden tijdens de vergadering;
- Wilt u uw scherm delen, maar lukt dit vanwege een storing helaas niet? Zorg dat de andere deelnemers de dia’s of de te bespreken documenten al voor de start van de hybride vergadering hebben ontvangen. Zo kan iedereen de nodige stukken raadplegen als het door een onverhoopte storing tijdelijk niet mogelijk is om uw scherm te delen;
- Omdat niet iedereen op locatie aanwezig is, is het raadzaam om de personen die hybride werken een half uur of kwartier voor de start een herinnering te sturen. Zo kunt u alles volgens schema laten verlopen en zorgt u dat iedereen zich betrokken voelt.