Voorkom dubbele boekingen met een ruimte reserveringssysteem

Vergaderingen zijn aan de orde van de dag. Vergaderingen met collega’s, partners, potentiële klanten.. Het is prettig om in een afgesloten vergaderruimte plaats te nemen, zodat belangrijke informatie enkel aankomt bij de personen voor wie dit bedoelt is. Niets is dan zo vervelend als dubbele boekingen, waardoor u de vergaderruimte niet kunt gebruiken. InAVate is uw partner in het toepassen van een reserveringssysteem, zodat vergaderruimtes reserveren voortaan nóg makkelijker en efficiënter verloopt. Van audiovisueel advies tot leveren en plaatsen. Wij staan voor u klaar.

Hoe werkt een reserveringssysteem voor vergaderruimtes?

In het reserveringssysteem is inzichtelijk welke vergaderruimtes er aanwezig zijn en welke ruimtes op de gewenste tijden al gereserveerd zijn. Een ruimte reserveren wordt erg eenvoudig dankzij onze systemen: in de digitale receptie in Outlook kunt u aangegeven welke ruimte u wilt reserveren en voor hoe lang u deze wenst te reserveren. Het is ook mogelijk om een vergaderruimte ad-hoc te reserveren op het paneel bij de ruimte zelf. Dit is alleen mogelijk als deze nog beschikbaar is. Is de ruimte bezet? Op het paneel is de beschikbaarheid van vergaderruimtes op andere verdiepingen in het pand ook zichtbaar.

De reserveringen worden zichtbaar in een speciaal reserveringssysteem (ook wel een online agenda) en desgewenst ook op speciale room display schermen naast de ingang van de vergaderruimte(s). Als ruimtes beschikbaar zijn, ziet u dit aan de groene ring rondom het display. Rode ledverlichting rondom het display geeft aan dat de ruimte bezet is. Zo kunt u de beschikbaarheid van de verschillende ruimtes in een oogopslag bekijken. Op de room display is ook direct zichtbaar welke hulpmiddelen er in de vergaderruimte aanwezig zijn. En gaat er onverhoopt iets mis? Met de rapportagefunctie kunt u ook direct een defect aan de aanwezige apparatuur doorgeven.

Het systeem kan gekoppeld worden aan een interactieve plattegrond. Deze kan desgewenst op een centraal scherm bij de receptie, aankomsthal of andere ruimte getoond worden. Naast de interactieve plattegrond kunnen wij u ook voorzien in wegbewijzering. Zo weten uw collega’s en gasten waar de gereserveerde vergaderruimte zich bevindt.