Uw partner voor het adviseren, ontwerpen, leveren en onderhouden van reserveringssystemen voor vergaderruimtes
Voorkom dubbele boekingen met een ruimte reserveringssysteem
Vergaderingen zijn aan de orde van de dag. Vergaderingen met collega’s, partners, potentiële klanten.. Het is prettig om in een afgesloten vergaderruimte plaats te nemen, zodat belangrijke informatie enkel aankomt bij de personen voor wie dit bedoelt is. Als er tenminste een vergaderruimte beschikbaar is. Niets is dan zo vervelend als dubbele online boekingen, waardoor u de vergaderruimte niet kunt gebruiken. InAVate is uw partner in het toepassen van een reserveringssysteem, zodat vergaderruimtes reserveren voortaan nóg makkelijker en efficiënter verloopt. Van audiovisueel advies tot leveren en plaatsen. Wij staan voor u klaar.
Waarom kiezen voor een reserveringssysteem?
Een online reserveringssysteem biedt veel functionaliteiten die essentieel zijn voor het efficiënt beheren van online boekingen en reserveringen. Door het gebruik van een online reserveringssysteem kunt u dubbele boekingen voorkomen en het aantal no-shows minimaliseren. Daarnaast wordt de communicatie met een reserveringssysteem geautomatiseerd door het sturen van bevestigingen en herinneringen via e-mail, wat zorgt voor een soepel en geoptimaliseerd boekingsproces. Online reserveringssystemen stellen uw bedrijf in staat om boekingen efficiënt te plannen en de beschikbaarheid van ruimtes inzichtelijk te maken.
Hoe werkt een reserveringssysteem voor vergaderruimtes?
In het online reserveringssysteem is inzichtelijk welke vergaderruimtes er aanwezig zijn en welke ruimtes op de gewenste tijden al gereserveerd zijn. U kunt het zien als een digitale agenda, waarin alle reserveringen zijn ingepland. Een ruimte reserveren wordt erg eenvoudig dankzij onze systemen: in de digitale receptie in Outlook kunt u aangeven welke ruimte u wilt reserveren en voor hoe lang u deze wenst te reserveren. Het is ook mogelijk om een vergaderruimte ad-hoc te reserveren op het paneel bij de ruimte zelf. Dit is alleen mogelijk als deze nog beschikbaar is. Is de ruimte bezet? Op het paneel is de beschikbaarheid van vergaderruimtes op andere verdiepingen in het pand ook zichtbaar.
De online reserveringen worden zichtbaar in een speciaal reserveringssysteem (ook wel een online agenda) en desgewenst ook op speciale room display schermen naast de ingang van de vergaderruimte(s). Als ruimtes beschikbaar zijn, ziet u dit aan de groene ring rondom het display. Rode led verlichting rondom het display geeft aan dat de ruimte bezet is. Zo kunt u de beschikbaarheid van de verschillende ruimtes in een oogopslag bekijken. Op de room display is ook direct zichtbaar welke hulpmiddelen er in de vergaderruimte aanwezig zijn. En gaat er onverhoopt iets mis? Met de rapportagefunctie kunt u ook direct een defect aan de aanwezige apparatuur doorgeven.
Het reserveringssysteem kan gekoppeld worden aan een interactieve plattegrond. Deze kan desgewenst op een centraal scherm bij de receptie, aankomsthal of andere ruimte getoond worden. Naast de interactieve plattegrond kunnen wij u ook voorzien in wegbewijzering. Zo weten uw collega’s en gasten waar de gereserveerde vergaderruimte zich bevindt.
De voordelen van een online reserveringssysteem
- Nooit meer dubbel geboekte vergaderruimtes
- Online reserveren toegankelijk voor iedereen in het bedrijf
- Een optimale bezettingsgraad
- Vanaf één online omgeving al uw online reserveringen inplannen of wijzigen
- Direct zien of een ruimte beschikbaar is
- De mogelijkheid om beschikbare ruimtes op andere verdiepingen inzichtelijk te maken
- Montage aan de wand, op het glas of op een statief
- Breed en eenvoudig implementeerbaar
Het verschil tussen een gratis reserveringssysteem en een reserveringssysteem van InAVate
In uw zoektocht naar een reserveringssysteem komt u vast en zeker ook op gratis opties uit. Hoewel dat heel aantrekkelijk lijkt, missen deze reserveringssystemen een aantal functionaliteiten, zowel voor u als uw gasten. Zo kunt u in de gratis versie geen ruimtes toekennen aan de gemaakte reserveringen, iets wat volgens ons essentieel is voor het maken van online reserveringen via een reserveringssysteem. In ons reserveringssysteem kunt u de online reserveringen eenvoudig managen, reserveringen aanpassen in tijd, ruimtes en gasten. Deze extra functionaliteiten maken het maken van off- en online afspraken met klanten en partners tot een succes. Geen dubbel geboekte ruimtes meer dankzij de slimme integratie van een online boekingssysteem.
Online reserveringssysteem laten inrichten door de specialisten van InAVate
Heeft u behoefte aan een reserveringssysteem om een optimale bezettingsgraad te realiseren, de samenwerking te verbeteren en vervelende onderbrekingen af te weren? InAVate is uw partner in het adviseren, ontwerpen, leveren en onderhouden van online reserveringssystemen. Bij de wens voor deze software en apparatuur komen we graag bij u op locatie om de verschillende mogelijkheden en specifieke wensen te bespreken. Op basis van de wensen en het budget stellen we een plan op. Na goedkeuring op dit plan gaan we over tot het leveren en monteren van de nodige apparatuur voor het off- en online reserveringssysteem, om zo de naadloze integratie werkend te krijgen.
Ons team geeft u en uw collega’s de nodige uitleg over het beheren en toepassen van het reserveringssysteem, zodat iedereen hiermee overweg kunt. Ook na het plaatsen van de apparatuur staan we voor u klaar. Bij eventuele storing kunt u rekenen op onze storingsdienst, zodat u snel weer door kunt met de normale gang van zaken.
Bij InAVate bieden we een totale oplossing waarmee u de manier waarop u vergadert en presenteert transformeert. U kunt bij ons ook terecht voor oplossingen voor videoconferencing. Bij InAVate zetten we ons in voor het leveren van een complete draadloze oplossingen, zo kunnen wij u ook helpen met het compleet inrichten van uw vergaderruimte.
Dit zeggen onze klanten
“InAVate is een audiovisuele partner die meedenkt en zich zeer goed verplaatst in de klantbehoefte en eisen. Hun kracht is deze expertise, zowel technisch, functioneel als praktisch te vertalen naar een oplossing die voor al onze collega’s (gebruikers) eenvoudig en meer dan goed werkbaar is.”
“Trobas Gelatine heeft een flinke facilitaire upgrade ondergaan, waarbij alles naar de laatste standaard is gebracht. Hierbij selecteert Trobas Gelatine alleen maar betrouwbare leveranciers die een bewezen staat van dienst hebben. InAVate audio & video solutions B.V. kan daar zeker toe gerekend worden. Het gehele traject tot en met de oplevering, bestaande uit: advisering, offerte, opdrachtverstrekking en uitvoering is naar volle tevredenheid verlopen. Bij een volgend project zal InAVate zeker weer een rol spelen.”
“Wij hebben InAVate leren kennen als een bedrijf wat mooie producten levert tegen een nette prijs. Ze komen afspraken na en denken mee over de beste oplossing voor de klant. En dus niet wat levert het meeste op voor ons. We zien uit naar een langdurige samenwerking met Ruud en zijn team.”
“InAVate heeft BUVA op professionele wijze geholpen met het uitkiezen, installeren en supporten van verschillende audiovisuele oplossingen in onze vergaderruimten van groot tot klein. Als InAVate is geweest, werkt het! En dat is de bedoeling.”
“InAVate is een organisatie die graag meedenkt met de klant. Ze leveren vlot, installeren netjes en dit alles tegen scherpe tarieven.”
“Wij zijn blij met de totaaloplossing in beeld en geluid. Zeker nu alle kerkgangers i.v.m. de coronacrisis thuis willen meekijken en luisteren. Ook de perfecte service en nazorg onderscheid InAVate van andere aanbieders.”
“Sinds 2 jaar werken we zeer prettig samen met InAVate, nadat ze bij ons op kantoor een geheel nieuw presentatie systeem hadden geplaatst. Met dit high-tech, maar toch eenvoudig te bedienen systeem, was het mogelijk voor ons om in verschillende lecture ruimtes onze lezingen te presenteren, te zien, te volgen en te coördineren. We zijn nog steeds heel blij met de service en hoe alles werkt.”
“Door de oplossing geboden door InAVate audio & video solutions kunnen we op een efficiënte manier brainstormen en samenwerken. Geen creatief idee gaat zo verloren!”
“InAVate heeft alle audiovisuele apparatuur voor het Europese hoofdkantoor van Shimano in Eindhoven geleverd en geïnstalleerd. Zij kwamen niet alleen met een goed aanbieding, maar bleken ook tijdens de realisatie van de nieuwbouw een flexibele, creatieve en betrouwbare partner.”