In een wereld waar thuiswerken en digitale samenwerking steeds gebruikelijker wordt, is effectief video vergaderen essentieel geworden. Of u nu een kleine online vergadering of een presentatie organiseert, de juiste voorbereiding en tools kunnen het verschil maken. In dit artikel duiken we in de wereld van videoconferencing en bieden we handige tips en inzichten voor succesvol online vergaderen.
Waarom video vergaderen? En wat zijn de voordelen?
Videovergaderen zorgt voor voor een efficiëntere, productievere en slimmere manier van werken. Denk bijvoorbeeld aan verminderde reistijd, verbeterde werk-privé balans, en een kleinere ecologische voetafdruk.
Alle voordelen op een rij:
- Locatie onafhankelijk video vergaderen, waar ter wereld dan ook
- Eenvoudig andere deelnemers laten inbellen
- Draadloos uw laptop verbinden met het videoconference systeem
- Het opnemen van online vergaderingen om later terug te kijken
- Kleinere ecologische footprint omdat iedereen vanuit huis kan werken en dus geen vervoer voor woon-werkverkeer nodig is
- Bij calamiteiten kunnen technische specialisten direct op afstand diagnoses stellen en passende maatregelen nemen
- Software toe te passen bij onder meer Microsoft Teams en Google Meet
Goede voorbereiding van video vergaderen
Een succesvolle online vergadering begint lang voordat u op de “deelname” knop drukt. Het reserveren van tijd om uw vergadering voor te bereiden, inclusief het opstellen van een agenda en het bepalen van de doelstellingen, is cruciaal. Een goede voorbereiding geeft een professionele indruk. U wilt immers niet in een situatie belanden waarin uw microfoon niet aanstaat en u kostbare tijd verliest met het oplossen van audio-problemen. Zorg dat u minstens 5 minuten voor de start controleert of:
- Uw adapter is aangesloten op uw laptop of computer.
- Uw internetverbinding betrouwbaar is.
- U in een rustige omgeving zit waar u ongestoord kunt praten en luisteren.
- Uw draadloze oortjes of koptelefoon zijn volledig opgeladen.
- De camera en microfoon functioneren correct.
- Alle benodigde documenten en bestanden vooraf zijn gedeeld en toegankelijk zijn in de cloud voor realtime samenwerking.
Testen, testen, testen!
Vooraf testen is cruciaal voor het verloop van een soepele online vergadering. Neem, voordat de vergadering begint, de tijd om uw audio- en video-instellingen te testen. Veel platforms bieden de mogelijkheid om een testgesprek te voeren. Dit helpt om eventuele technische problemen op te lossen voordat ze een vergadering kunnen verstoren.
Kiezen voor Zoom, Google Meet of Microsoft Teams voor uw videoconferentie?
De keuze voor een videoconferencing platform hangt af van uw specifieke behoeften. Zoom staat bekend om zijn gebruiksgemak en flexibiliteit, ideaal voor grote bijeenkomsten en webinars. Google Meet biedt een naadloze integratie met andere Google-producten, wat het een goede keuze maakt voor teams die al afhankelijk zijn van de Google Workspace. Microsoft Teams, daarentegen, is diep geïntegreerd met Office 365, waardoor het perfect is voor organisaties die al gebruikmaken van Microsoft-producten voor hun documenten, e-mails en meer.
Een leuke functie van Zoom is de mogelijkheid om uw uiterlijk te verfraaien met de “Touch up my appearance” functie. Daarnaast biedt de optie voor een virtuele achtergrond de mogelijkheid om een rommelige omgeving te verbergen, wat perfect is voor degenen onder ons die de voorkeur geven aan een opgeruimde presentatie zonder de daadwerkelijke opruiming.
Gebruik de juiste apparatuur voor online vergaderen
Natuurlijk wilt u een professionele indruk achterlaten. Daar hoort professionele videoconferencing apparatuur bij. Om de online samenwerking tussen teams of andere partijen zo optimaal mogelijk te laten verlopen, heeft u de juiste tools nodig.
Een succesvolle videoconferencing setup vereist meer dan alleen een goede conference camera of microfoon. Het gaat om de juiste combinatie van software (bijvoorbeeld Microsoft Teams of Zoom), en hardware (denk aan Logitech MeetUp voor kleine ruimtes, of een complete Logitech Rally set voor grotere zalen). De verbinding moet naadloos zijn, met eenvoudige USB aansluiting en de mogelijkheid voor draadloos presenteren.
Denk verder ook aan:
- Externe camera
- Ingebouwde microfoons
- Display scherm
- Speakers voor kwalitatief geluid
- Videoconferencing software en hardware
Onze tips voor efficiënte communicatie bij online vergaderingen
Het is belangrijk om beknopte communicatie aan te moedigen tijdens de online vergadering. Maak gebruik van de chatfunctie voor eventuele vragen of om links en bestanden te delen zonder de meeting te onderbreken. Het gebruik van handgebaren of afgesproken signalen kan ook helpen om de vergadering te reguleren zonder onderbrekingen.
Hieronder nog wat tips voor efficiënt online vergaderen:
- Zorg ervoor dat iedereen zijn microfoon op mute zet, tenzij ze aan het woord zijn, om achtergrondgeluiden te minimaliseren.
- De persoon die spreekt, kiest wie er hierna aan de beurt is. Dit kan ook overgelaten aan de voorzitter, als dat van toepassing is.
- Het is het beste als iedereen zijn eigen laptop of computer gebruikt, met oortjes of een koptelefoon om echo’s te voorkomen.
- Zoek ook een kalme plek op waar u zo weinig mogelijk wordt gestoord.
- Let op voor afleidingen zoals meldingen van WhatsApp of de mailapp op uw desktop of andere interne communicatie tools; het is slim om die tijdelijk uit te schakelen.
Complete videoconference oplossingen voor een succesvolle online vergadering
Bij InAVate hebben al meer dan 35 jaar ervaring in vergaderruimtes inrichten van alle groottes , inclusief voor hybride evenementen, en voorzien deze van de nodige videoconferencing apparatuur voor online meetings. We passen ons aan aan het gemiddelde aantal deelnemers en uw budget, groot of klein, om effectieve digitale vergaderingen mogelijk te maken. Na een evaluatie van uw locatie bieden we persoonlijk advies, ontwerp en installatie van de benodigde apparatuur. We zorgen ervoor dat uw team zelfstandig videoconferenties kan hosten, zonder volledig afhankelijk te zijn van IT team.
Voor organisaties die op zoek zijn naar een uitgebreide oplossing, bieden wij oplossingen aan die speciaal zijn ontworpen voor het optimaliseren van online vergaderingen. Van geavanceerde video- en audioapparatuur tot op maat gemaakte vergaderruimtes en cloud-oplossingen, InAVate zorgt ervoor dat uw vergaderingen naadloos, productief en effectief zijn. Neem contact met ons op en ontdek wat we voor u kunnen betekenen!